用户需求

□ 知识产权代理公司的纸质文档一般是按案件进行分类整理与保管的，案件档案主要包括客户基本资料、客户签字文件、工商回执文件、代理人起草文件等。

□ 案件档案一般由公司内一个专职人员或兼职人员进行管理，主要工作包括：编写档案号与代理文号，建立案件的基础档案;追加工商回执或其他文件到档案中;向客户发送需要签字确认的档案文件;给代理人提供需要调阅的档案文件;对档案分类整理与保管;对每个档案建立受理业务档案信息表。

□ 纸质档案文件存放在档案室中，占用了办公室租金成本，随着业务的不断增加，这个成本也在不断的增长。

□ 人工建立与追加纸质档案文件，消耗了工作时间，随着业务的不断增加，这部分工作量还会进一步加大，公司被动消耗的工作时间将越来越多，最后只能增加人手进行解决。

□ 档案文件在接收、调阅与传递中，需要大量复印与邮寄，消耗了大量的办公纸张，随着业务的不断增加，这个成本也在不断的增长。

□ 公司的业务增长，每时每刻都伴随着档案管理成本的增加、纸张与时间的消耗，最终影响到公司利润。

方案特点

□ 建立一个公司整体的纸质文档电子化管理平台，形成一个集中式的电子档案库。

□ 数字化批量采集纸质文档，自动建立和追加案件档案，自动提醒待催与待办文件。

□ 按商标、专利、版权、维权对档案进行业务分类。

□ 记录与统计代理人案件数量与工作任务。

□ 每个员工一个帐号，设置权限访问档案，充分保护客户的商业机密。

□ 可链接互联网，分散在各地的员工网络化办公成为可能。