ECM可帮企业梳理飞速增长的数据

企业内容管理（ECM）是一个软件类别，可以帮助你管理贵企业中的所有非结构化信息或内容。这些信息存在于多种数字形式中：文本文档、工程制图、XML、静态图像、音频及视频文件，以及其他许多类型和格式的文件。ECM可帮助你使用常见的桌面应用程序和易于使用的内容创作模板来创建内容。它还能获取及整合来自诸多信息源的现有内容。

ECM不但可管理这些内容，还可管理来自企业资源规划（ERP）和客户关系管理（CRM）等其他企业应用系统以及企业门户的内容。它可以创建提高搜索与检索速度和效率的分类模式（categorization schema）、元数据和标签，从而增添了智能。

ECM还可以根据用户定义的业务规则，针对任何一部分内容，管理评估、修改和审批过程——这项功能名为工作流和生命周期管理。 稳健的管理方案让你可以管理各部分内容之间的关系，让一部分内容拥有多个身份，而这些身份依赖该内容在各种环境和版本下如何使用。这就是内容管理的“对象模型”（object model）。结合内容的智能标签功能，对象模型支持高效地改变信息的用途。

ECM还可以通过多个渠道控制内容的发布。比方说，某一部分内容可以同时发布到网站、作为传真件来传播、打印成文本文档以及发送到手持无线设备。

ECM一般被认为结合了众多各不相同又相互关联的应用系统：企业文档管理（EDM）、万维网内容管理（WCM）、数字资产管理（DAM）、企业记录管理（ERM）、业务流程管理（BPM）、企业内容集成（ECI）和协作内容管理（CCM）。BPM不仅仅适用于工作流和生命周期管理，还能跨多个组织、系统和应用程序，一致而可靠地定义、建模及管理各种各样的业务流程。ECI技术是ECM的一个子集，能够集成企业内外的所有内容来源，不管内容在什么地方或者内容是如何访问的。协作技术是ECM的另一个子集，它在组织中变得越来越重要。协作技术与BPM协同使用，让业务流程的参与者可以协同起来，优化流程从而实现互惠互利。这以一种有控制的方式把诸多合作伙伴、供应商、客户和经销商联系起来，管理及利用讨论主题、投票结果和文档等协作内容。

所以这些功能都有一个共同目的：充分利用企业的知识资产，以获得竞争优势。
 

为什么应当关注ECM？

 

据估计，非结构化内容正以每年65%至200%的速度增长，具体取决于所在行业部门。研究得出结论，每年每个人要生成近800MB的数据或内容。 如今许多组织被海量内容所淹没。它们无法有效地对内容分类；不知道某部分内容是具有重要价值，还是只会堵塞文件系统的通道；无法说明这是不是最新版本的内容；不知道谁控制内容，或谁可以访问内容；无法审计某一部分内容的生命周期、并与业务流程联系起来。同一部分内容可能用于几个环境下，无法评估改变内容带来的影响。不归组织控制的存储库或文件系统里面可能存在重要但无法访问的内容。许多组织无法有效地使用及重复使用重要内容，不管内容源头或最终目的地是什么。

发布到网站上并显示给客户的内容很可能与客户在宣传册子中发现的内容、与呼叫中心讨论的内容或在当地分部发现的内容不一致。ECM提供的一种基础架构让你能够解决这些问题，并且有效控制内容。 更重要的是，ECM可以帮助贵企业应对一家商业组织或公共部门组织面临的部分挑战。这个世界越来越受到监管。无论你处在哪个行业部门，都知道法规要求变得更加严格。各行业的法规要求显然各不相同：在生命科学行业，美国联邦法规第21章第11款（21CFR Part11）是一项关键要求；在金融服务行业，《巴塞尔第二号协议》、证券交易委员会（SEC）19B-4、SEC 17A-3/4是关键要求；在石油天然气行业，《职业安全和健康法案》（OSHA）和《环境保护法案》（EPA）是关键要求；在政府行业，数据保护和《信息自由法案》（FOIA）是关键要求，不一而足。不管这些法规是强制实施的法律还是作为行业的最佳实践，提供内容和文档方面的流程是第一要务。这样一来，就需要把宝贵、可采纳或既宝贵又可采纳的特定内容保存到安全、永久的存储环境中，保存规定的一段时间。文档管理及相关记录管理提供了定义与内容相关政策的结构。如果把它们与固定内容寻址存储系统（如EMC Centera）结合起来，可以执行这些政策，保证内容的永恒性和真实性。

你面临的成本在急剧增长。你要支持整个组织的内容管理系统，它们位于各孤立部门，局限于某些地区。它们无法共享内容。内容一再复制，出现多份副本。网页需要图形等数字内容。你希望能够对协作内容进行归档；电子邮件内容呈爆炸式增长，你希望进行分类，对必不可少的内容进行归档，其余内容丢弃。要解决诸如此类的众多问题，办法就是部署ECM系统。

节省成本、遵守监管部门不是你的惟一动机，不是吗？那么乐趣到底在哪里呢？你希望自己的系统能够发挥重要作用——提升创新能力、加快新产品开发（NPD）和新产品引入（NPI），以及帮助你获得进入市场的新渠道，等等。

ECM系统让你可以与供应商、合作伙伴和客户进行协作，加快NPD和NPI过程；有效地管理品牌资产；提高销售渠道的有效性，并及时把相关内容分发给一线人员。

它可帮你节省成本、增加收入，并且遵守法规。