挑战

挑战1：每天每月每年，企业耗费大量的纸张来接收传真，如何更加有效的实现无纸化办公，是企业管理水平提升的体现

挑战2：企业与外部往来的传真，具有商业法律的依据，而往来的传真往往分散无序的保存于各部门的各人员手上，实现企业传真的集中式备份管理，将提高法律风险防范能力

挑战3：历史传真的查找耗时长，影响工作效率，同时，由于不能及时查验历史传真的重要信息，导致不能及时处理客户相应的咨询、投诉，或者相应的生产和销售安排

方案

Bizoft针对传真一体机的传真功能，运用自己的技术以及经验，帮助企业有效的实现无纸化传真的接收、派发，降低企业的办公成本，确保传真的保密性；同时，实现企业传真的集中式管理，降低企业可能存在的法律风险；另外，Bizoft利用自己的技术优势，将传真文件转成双层的PDF格式文件，以便客户使用全文内容查询，帮助客户快速查找历史传真文件。

加强多功能一体机的应用价值－实现无纸化传真的同时，提高业务影像文件管理水平

l 实时自动采集传真一体机的输出文件生成可被搜索的双层PDF，提高影像文件格式形象的同时，以便全文内容查找。

  传真的及时派发及保密性－避免传真暴露在公共位置；外地出差人及时接收传真

l 生成的双层PDF格式的传真文件自动保存在“新来传真”目录

l 新来传真具备自动通知功能

l 新来传真由管理员实时派发到接收人电子邮箱，接收人如果在外地出差，只要能够上网，就可及时接收传真及时处理业务

l 企业可个性化实现传真接收人手机短信提醒功能

传真文件同步集中归档管理－提高企业法律风险防范能力

l 新来传真派发后，系统会自动将该传真归档在“已派发传真”目录下，进行统一的管理

l 已派发传真目录下会根据时间顺序自动创建一个当天日期的文件目录，当天接收到的传真，在派发后自动归档在该目录中

l 外发的传真也可在系统中统一归档管理

历史传真的快速查找

l    管理员在系统中，可通过日期、接收人、主题、客户等多种搜索条件进行快速查找历史传真文件；

l    管理员在系统中，可使用传真件里的文字内容，进行全文模糊查找

l    接收人保存在个人电脑的双层PDF格式的传真文件，可以在Windows 中使用传真件里的文字内容，进行全文模糊查找

客户利益

l 实现传真集中式管理，避免法律风险

l 节省传真文件的查找时间，提高业务处理的效率

l 加强多功能一体机的应用价值，更加有效实现无纸化传真，提升企业管理水平